Conditions Générales de Collaboration

Ce présent document vient compléter la lettre de mission et constitue avec elle et ses annexes un contrat entre La société GEXTERNALIZ, située 6 Larris Orange 95300, immatriculée à la chambre de commerce de Pontoise sous le n°851 783 159, Code APE 7022Z, et son client, qui reconnait en signant la lettre de mission avoir pris connaissance de ces conditions générales de collaboration et les accepter telles qu’énoncées dans les articles ci-après.

Il a été préalablement exposé :

Vous avez bien voulu consulter la société G-EXTERNALIZ, pour vous assister dans la gestion sociale de vos entreprises clientes. Ainsi dans les paragraphes suivants, G-EXTERNALIZ sera dénommé « le prestataire », LE CLIENT, « le client » et « les entreprises clientes », les sociétés dont la production sociale nous sera confiée par «le client », la société LE CLIENT. Nous vous remercions de cette marque de confiance. Nos relations seront réglées sur le plan juridique, tant par les termes de la lettre de mission, ces conditions générales de collaboration que par les conditions générales d’interventions établies dans le domaine de l’externalisation et de la sous-traitance.

Ceci exposé, il a été convenu ce qui suit.

Article 1 : Objet

Le présent contrat est un contrat de prestations de services ayant pour objet la gestion de la Paie et du personnel des entreprises clientes de LE CLIENT, de l’embauche à la sortie des effectifs. Vous nous confiez une mission d’externalisation de la gestion sociale de vos entreprises clientes présentes et futures.

Article 2 : Tarif

En contrepartie de la mission définie à l’article 1, notre proposition d’honoraires exclusive de toute autre rémunération est présentée dans les annexes 1 et 2 ci-jointes et la tarification de chaque prestation proposée dépendra du nombre global des bulletins de paie de votre cabinet au jour de la signature du présent contrat. Le nombre de bulletins confiés à la date de signature de ce présent contrat par le client est de « NOMBRE ».

Celui-ci sera déterminé chaque année en fonction du nombre de salariés présents au 1er janvier de l’année et indiqué sur le bordereau Urssaf de la DSN du mois de décembre de l’année précédente moins les salariés sortis en décembre.

Ainsi la tarification de l’année N dépendra du nombre de salariés présents au 1er janvier de l’année N et ne sera pas revu jusqu’au mois de janvier de l’année suivante. Nos tarifs étant garantis sur 2 ans, nous vous proposons d’appliquer jusqu’au 31 décembre de l’année N+2, la grille tarifaire jointe en fonction des informations que vous nous avez fournies. La note d’honoraires émise au début de chaque mois, rappellera la période d’intervention et l’exercice auquel elle se rapporte. La nouvelle proposition d’honoraires pour les années ultérieures sera formalisée sur la première facture de l’exercice suivant. Sauf dénonciation expresse de votre part, dans un délai d’un mois à compter de sa réception, la première note d’honoraires pour l’exercice suivant sera considérée comme valant acceptation. Le règlement des prestations se feront mensuellement au 15 de chaque mois par virement bancaire. Le relevé d’identité bancaire de G-EXTERNALIZ est annexé à la présente.

Article 3 : Durée

Ce présent contrat est conclu pour 1 an renouvelable par accord tacite des deux parties. Ce contrat est sans engagement de durée.

Article 4 : Exécution de la prestation

Le prestataire s'engage à mener à bien la tâche précisée à l'article 1, conformément aux règles de l'art, de la meilleure manière et dans le respect de la législation sociale en vigueur.

Article 5 : Intégration technique des dossiers

Pour l’intégration des dossiers de vos clients, vous nous fournirez les documents ci-dessous :

  • Extrait K-BIS
  • Attestation d’affiliation URSSAF
  • Bulletins de paie de l’année en cours
  • Bulletins de paie des 2 dernières années
  • Les fiches individuelles de l'année en cours
  • DADS 2017-2016
  • DUCS des charges sociales des 3 dernières années
  • Notification du taux AT de l’année en cours
  • Certificats DSN des 12 derniers mois
  • Fichiers DSN 12 mois précédents
  • Les contrats de travail des salariés

Article 6 : Calendrier-délais

Il est convenu entre les deux parties une relation directe de G-EXTERNALIZ avec les « entreprises clientes » de son CLIENT. (ou le client, reste l’unique interlocuteur et la courroie de transmission des données et informations entre G-EXTERNALIZ et les « entreprises clientes »). Tout élément d’information relative à la gestion sociale doit parvenir au prestataire dans des délais raisonnables. Ce dernier pourra les demander aux entreprises clientes si nécessaire. Concernant les déclarations sociales, les informations devront parvenir au prestataire au plus tard cinq (5) jours ouvrés avant la date limite de déclaration.

Article 7 : Nature des obligations

La mission de gestion sociale comporte, de notre part, des obligations de moyens et de diligence.

Article 8 : Obligation de confidentialité

Le prestataire considèrera comme strictement confidentiel, et s'interdira de divulguer, toute information, document, donnée ou concept, dont il pourra avoir connaissance à l'occasion du présent contrat. Pour l'application de la présente clause, le prestataire répond de ses salariés comme de lui-même. Le prestataire, toutefois, ne saurait être tenu pour responsable d'aucune divulgation si les éléments divulgués étaient dans le domaine public à la date de la divulgation, ou s'il en avait connaissance, ou les obtenait de tiers par des moyens légitimes.

Article 9 : Obligation de non-concurrence

Le prestataire s'interdit d'engager une collaboration directe, ou de travailler directement, avec une entreprise cliente présente de son client. La présente clause vaudra, quelle que soit la nature des services proposés, et même dans l'hypothèse où la sollicitation serait à l'initiative de ladite entreprise. La présente clause développera ses effets pendant toute l'exécution du présent contrat, et pendant un an à compter de sa terminaison.

Article 10 : Obligation de libérer l'accès aux informations

La présente mission sociale comporte de votre part, un devoir d'information et de coopération, qui consiste principalement à vous engager à mettre à notre disposition selon les modalités et les procédures que nous préconiserons d’un commun accord, l'ensemble des documents et informations qui seront nécessaires à nos travaux. Il est IMPERATIF, pour chaque « entreprise cliente » de se procurer les documents suivants :

  • La Convention Collective Nationale dont elle dépend.
  • Le registre du personnel.
  • Le registre de l’Inspection du travail/Hygiène et Sécurité.
  • Le tableau d’affichage des informations obligatoires (horaire de travail, Numéros d’urgence, inspecteur du travail, etc.).
  • Le registre des risques professionnels.

De plus, vous devrez informer vos « entreprises clientes » de leur obligation de contacter un centre de médecine du travail, afin de faire effectuer la visite médicale à l’ensemble de leurs salariés. Notre Cabinet pourra, si vous le souhaitez, vous indiquer où vous procurer ces documents et informations.

Article 11 : Obligation de collaboration

Afin que le prestataire dispose de toutes les informations pouvant contribuer à la bonne réalisation de l'objet du présent contrat, il a été convenu que G-EXTERNALIZ soit en relation directe avec le responsable de chaque entreprise cliente pour assurer le dialogue dans les diverses étapes de la mission contractée. Le « Client» pourra le cas échéant être un facilitateur de ce dialogue. Le client peut choisir de demeurer l’intermédiaire et la courroie de transmission des données entre G-EXTERNALIZ et « les entreprises clientes ».

Article 12 : Obligation de non-sollicitation de personnel

Le client s'interdit d'engager, ou de faire travailler d'aucune manière, tout collaborateur présent ou futur du prestataire. La présente clause vaudra, quelle que soit la spécialisation du collaborateur en cause, et même dans l'hypothèse où la sollicitation serait à l'initiative dudit collaborateur. La présente clause développera ses effets pendant toute l'exécution du présent contrat, et pendant deux ans à compter de sa terminaison.

Article 13 : Responsabilités

Le client convient que, quels que soient les fondements de sa réclamation, et la procédure suivie pour la mettre en œuvre, la responsabilité éventuelle du prestataire à raison de l'exécution des obligations prévues au présent contrat, sera limitée à un montant n'excédant pas la somme totale effectivement payée par le client, pour les services ou tâches fournis par le prestataire. Par ailleurs, le client renonce à rechercher la responsabilité du prestataire en cas de dommages accidentels survenus aux fichiers, ou tout document qu'il lui aurait confié. Le client convient que le prestataire n'encourra aucune responsabilité à raison de toute perte de bénéfices, de trouble commercial, de dommages que le client subirait et dont le rapport avec les prestations sociales de G-EXTERNALIZ ne serait pas établi.

Article 14 : Résiliation-sanction

Tout manquement de l'une ou l'autre des parties aux obligations qu'elle a en charge, entraînera, si bon semble au créancier de l'obligation inexécutée, la résiliation de plein droit au présent contrat, quinze jours après mise en demeure d'exécuter par lettre recommandée avec accusé de réception demeurée sans effet, sans préjudice de tous dommages et intérêts. En cas d’arriérés supérieurs à deux mois, notre société se réserve le droit de cesser toute collaboration.

Article 15 : Résiliation hors faute

Le présent contrat pourra être résilié à tout instant par chacune des parties, sous la réserve d'un préavis de deux mois. Dans cette hypothèse, les sommes déjà perçues par le prestataire lui demeureraient acquises pour des travaux déjà réalisés et le client pourrait faire l'usage le plus libre des informations qui lui auraient été communiquées, ou des documents d'ores et déjà remis et pour lesquels les honoraires auraient été préalablement réglés.

Article 16 : Référencement

Le client accepte que le prestataire puisse faire figurer parmi ses références les travaux accomplis dans le cadre du présent contrat.

Article 17 : RGPD

1. Objet

Les présentes clauses ont pour objet de définir les conditions dans lesquelles G-EXTERNALIZ SAS en tant que sous-traitant s’engage à effectuer pour le compte de son client, le responsable de traitement les opérations de traitement de données à caractère personnel définies ci-après. Dans le cadre de leurs relations contractuelles, les parties s’engagent à respecter la réglementation en vigueur applicable au traitement de données à caractère personnel et, en particulier, le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 applicable à compter du 25 mai 2018 (ci-après, « le règlement européen sur la protection des données »).

2. Description du traitement faisant l’objet de la sous-traitance

Le sous-traitant est autorisé à traiter pour le compte du responsable de traitement les données à caractère personnel nécessaires pour fournir le ou les service(s) suivant(s) : bulletins de paie et charges sociales. La nature des opérations réalisées sur les données est collecte et traitement. La ou les finalité(s) du traitement sont :

  • Gestion de bulletin de paie
  • Calcul de la rémunération
  • Calcul des cotisations pour les organismes sociaux

Les données à caractère personnel traitées sont :

  • Les noms, prénoms
  • Date et lieu de naissance
  • Numéro de sécurité sociale
  • Sexe
  • Adresse postale, courriel, téléphone
  • Siret
  • Code APE

Les catégories de personnes concernées sont :

  • des personnes physiques
  • des personnes morales

Pour l’exécution du service objet du présent contrat, le responsable de traitement met à la disposition du sous-traitant les informations nécessaires ci-dessus mentionnées.

3. Obligations du sous-traitant vis-à-vis du responsable de traitement

Le sous-traitant s'engage à :

(1)

Traiter les données uniquement pour la ou les seule(s) finalité(s) qui fait/font l’objet de la sous-traitance.

(2)

Traiter les données conformément aux instructions documentées du responsable de traitement figurant en annexe du présent contrat. Si le sous-traitant considère qu’une instruction constitue une violation du règlement européen sur la protection des données ou de toute autre disposition du droit de l’Union ou du droit des Etats membres relative à la protection des données, il en informe immédiatement le responsable de traitement. En outre, si le sous-traitant est tenu de procéder à un transfert de données vers un pays tiers ou à une organisation internationale, en vertu du droit de l’Union ou du droit de l’Etat membre auquel il est soumis, il doit informer le responsable du traitement de cette obligation juridique avant le traitement, sauf si le droit concerné interdit une telle information pour des motifs importants d'intérêt public

(3)

Garantir la confidentialité des données à caractère personnel traitées dans le cadre du présent contrat.

(4)

Veiller à ce que les personnes autorisées à traiter les données à caractère personnel en vertu du présent contrat : (A) s’engagent à respecter la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité (B) reçoivent la formation nécessaire en matière de protection des données à caractère personnel.

(5)

Prendre en compte, s’agissant de ses outils, produits, applications ou services, les principes de protection des données dès la conception et de protection des données par défaut.

(6) Sous-traitance

Le sous-traitant peut faire appel à un autre sous-traitant (ci-après, « le sous-traitant ultérieur ») pour mener des activités de traitement spécifiques. Dans ce cas, il informe préalablement et par écrit le responsable de traitement de tout changement envisagé concernant l’ajout ou le remplacement d’autres sous-traitants. Cette information doit indiquer clairement les activités de traitement sous-traitées, l’identité et les coordonnées du sous-traitant et les dates du contrat de sous-traitance. Le responsable de traitement dispose d’un délai minium de 1 mois à compter de la date de réception de cette information pour présenter ses objections. Cette sous-traitance ne peut être effectuée que si le responsable de traitement n'a pas émis d'objection pendant le délai convenu.

Le sous-traitant ultérieur est tenu de respecter les obligations du présent contrat pour le compte et selon les instructions du responsable de traitement. Il appartient au sous-traitant initial de s’assurer que le sous-traitant ultérieur présente les mêmes garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen sur la protection des données. Si le sous-traitant ultérieur ne remplit pas ses obligations en matière de protection des données, le sous-traitant initial demeure pleinement responsable devant le responsable de traitement de l’exécution par l’autre sous-traitant de ses obligations.

(7) Droit d’information des personnes concernées

Il appartient au responsable de traitement de fournir l’information aux personnes concernées par les opérations de traitement au moment de la collecte des données.

(8) Exercice des droits des personnes

Dans la mesure du possible, le sous-traitant doit aider le responsable de traitement à s’acquitter de son obligation de donner suite aux demandes d’exercice des droits des personnes concernées : droit d’accès, de rectification, d’effacement et d’opposition, droit à la limitation du traitement, droit à la portabilité des données, droit de ne pas faire l’objet d’une décision individuelle automatisée (y compris le profilage). Lorsque les personnes concernées exercent auprès du sous-traitant des demandes d’exercice de leurs droits, le sous-traitant doit adresser ces demandes dès réception par courrier électronique au responsable de traitement.

(9) Notification des violations de données à caractère personnel

Le sous-traitant notifie au responsable de traitement toute violation de données à caractère personnel dans un délai maximum de 72 heures après en avoir pris connaissance et par le moyen suivant par le moyen le plus rapide et sécurisé. Cette notification est accompagnée de toute documentation utile afin de permettre au responsable de traitement, si nécessaire, de notifier cette violation à l’autorité de contrôle compétente et à la personne concernée.

La notification contient au moins :

  • la description de la nature de la violation de données à caractère personnel y compris, si possible, les catégories et le nombre approximatif de personnes concernées par la violation et les catégories et le nombre approximatif d'enregistrements de données à caractère personnel concernés ;
  • le nom et les coordonnées du délégué à la protection des données ou d'un autre point de contact auprès duquel des informations supplémentaires peuvent être obtenues ;
  • la description des conséquences probables de la violation de données à caractère personnel ;
  • la description des mesures prises ou que le responsable du traitement propose de prendre pour remédier à la violation de données à caractère personnel, y compris, le cas échéant, les mesures pour en atténuer les éventuelles conséquences négatives.

Si, et dans la mesure où il n’est pas possible de fournir toutes ces informations en même temps, les informations peuvent être communiquées de manière échelonnée sans retard indu.

(10) Aide du sous-traitant dans le cadre du respect par le responsable de traitement de ses obligations

Le sous-traitant aide le responsable de traitement pour la réalisation d’analyses d’impact relative à la protection des données. Le sous-traitant aide le responsable de traitement pour la réalisation de la consultation préalable de l’autorité de contrôle.

(11) Mesures de sécurité

Le sous-traitant s’engage à mettre en œuvre les mesures de sécurité suivantes :

  • la pseudonymisation et le chiffrement des données à caractère personnel;
  • des moyens permettant de garantir la confidentialité, l'intégrité, la disponibilité et la résilience constantes des systèmes et des services de traitement;
  • des moyens permettant de rétablir la disponibilité des données à caractère personnel et l'accès à celles-ci dans des délais appropriés en cas d'incident physique ou technique;
  • une procédure visant à tester, à analyser et à évaluer régulièrement l'efficacité des mesures techniques et organisationnelles pour assurer la sécurité du traitement.

Le sous-traitant s’engage à mettre en œuvre les mesures de sécurité prévues par la Certification (en cours).

(12) Sort des données

Au terme de la prestation de services relatifs au traitement de ces données, le sous-traitant s’engage à :
Au choix des parties :

  • détruire toutes les données à caractère personnel ou
  • à renvoyer toutes les données à caractère personnel au responsable de traitement ou
  • à renvoyer les données à caractère personnel au sous-traitant désigné par le responsable de traitement

Le renvoi doit s’accompagner de la destruction de toutes les copies existantes dans les systèmes d’information du sous-traitant. Une fois détruites, le sous-traitant doit justifier par écrit de la destruction.

(13) Délégué à la protection des données

Le sous-traitant communique au responsable de traitement le nom et les coordonnées de son délégué à la protection des données, s’il en a désigné un conformément à l’article 37 du règlement européen sur la protection des données.

(14) Registre des catégories d’activités de traitement

Le sous-traitant déclare tenir par écrit un registre de toutes les catégories d’activités de traitement effectuées pour le compte du responsable de traitement comprenant :

  • le nom et les coordonnées du responsable de traitement pour le compte duquel il agit, des éventuels sous-traitants et, le cas échéant, du délégué à la protection des données;
  • les catégories de traitements effectués pour le compte du responsable du traitement;
  • le cas échéant, les transferts de données à caractère personnel vers un pays tiers ou à une organisation internationale, y compris l'identification de ce pays tiers ou de cette organisation internationale et, dans le cas des transferts visés à l'article 49, paragraphe 1, deuxième alinéa du règlement européen sur la protection des données, les documents attestant de l'existence de garanties appropriées;
  • dans la mesure du possible, une description générale des mesures de sécurité techniques et organisationnelles, y compris entre autres, selon les besoins :
  • la pseudonymisation et le chiffrement des données à caractère personnel;
  • des moyens permettant de garantir la confidentialité, l'intégrité, la disponibilité et la résilience constantes des systèmes et des services de traitement;
  • des moyens permettant de rétablir la disponibilité des données à caractère personnel et l'accès à celles-ci dans des délais appropriés en cas d'incident physique ou technique;
  • une procédure visant à tester, à analyser et à évaluer régulièrement l'efficacité des mesures techniques et organisationnelles pour assurer la sécurité du traitement.

(15) Documentation

Le sous-traitant met à la disposition du responsable de traitement la documentation nécessaire pour démontrer le respect de toutes ses obligations et pour permettre la réalisation d'audits, y compris des inspections, par le responsable du traitement ou un autre auditeur qu'il a mandaté, et contribuer à ces audits.

4. Obligations du responsable de traitement vis-à-vis du sous-traitant

Le responsable de traitement s’engage à :

  • fournir au sous-traitant les données visées au II des présentes clauses
  • documenter par écrit toute instruction concernant le traitement des données par le sous- traitant
  • veiller, au préalable et pendant toute la durée du traitement, au respect des obligations prévues par le règlement européen sur la protection des données de la part du sous-traitant
  • superviser le traitement, y compris réaliser les audits et les inspections auprès du sous- traitant
  • Article 18 : Election de Domicile

    Pour l’exécution du contrat et des suites, chaque partie fait élection de domicile à son domicile ou siège social respectif ci-dessus indiqué.

    Article 19 : Droit applicable – juridiction compétente

    Les présentes sont soumises au droit français. Toute difficulté se rapportant à la validité, l’interprétation, l’exécution ou la rupture du contrat sera de la compétence des tribunaux de Paris. Cette clause d’attribution de compétence, par accord exprès des parties, s’appliquera même en cas d’appel en garantie et pour les procédures conservatoires, en référé ou par requête. Les parties conviennent expressément que leur collaboration n’est en aucune manière constitutive d’une société entre elles et a fortiori d’une société en nom collectif.